Centralny Zarząd Służby Więziennej

Szczegółowe zasady rejestracji, gromadzenia i obiegu dokumentów, a także organizację i zakres działania archiwów zakładowych i składnicy akt jednostek organizacyjnych SW określa Zarządzenie Nr 35/2016 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 15 lipca 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej.
 W Centralnym Zarządzie Służby Więziennej w Warszawie funkcjonuje archiwum, gdzie przechowywana jest dokumentacja aktowa własna.
 
 Rejestry, ewidencje, archiwa prowadzone w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej:
  
 1) Biuro Dyrektora Generalnego Służby Więziennej:
 - Ewidencja jednostek organizacyjnych;
 - Posiedzenia kierownictwa CZSW;
 - Narady i odprawy organizowane przez CZSW;
 - Opracowania CZSW;
 - Udostępnianie informacji publicznej;
 - Działalność naukowo-badawcza;
 - Ewidencja sztandarów nadanych jednostkom organizacyjnym;
 - Rejestr współpracy z ministerstwami i urzędami centralnymi;
 - Współpraca z innymi instytucjami;
 - Współpraca między jednostkami SW;
 - Opiniowanie projektów aktów prawnych dotyczących Służby Więziennej i umów zawieranych przez jednostki organizacyjne SW;
 - Opiniowanie projektów innych aktów prawnych;
 - Prenumerata pism i czasopism;
 - Współpraca międzynarodowa.
 - Udostępnianie informacji do mediów;
 - Rejestr monitoringu środków publicznego przekazu;
 - Konferencje prasowe organizowane przez CZSW.
 
 2) Biuro Spraw Wewnętrznych:
 - Rejestr przeprowadzonych kontroli zewnętrznych;
 - Książka kontroli.
  
 3) Biuro Dozoru Elektronicznego:
 - Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi;
 - Współpraca z samorządem terytorialnym i administracją terenową;
 - Współpraca z innymi instytucjami;
 - Współpraca między jednostkami Służby Więziennej;
 - Nabór funkcjonariuszy i pracowników;
 - Akty prawne DG CZSW;
 - Opiniowanie projektów innych aktów prawnych;
 - Administrowanie oprogramowania systemowego i pomocniczego.
 
 4) Biuro Kadr i Szkolenia:
 - Archiwum akt osobowych funkcjonariuszy i pracowników;
  -Rejestr legitymacji służbowych funkcjonariuszy i pracowników;
 - Ewidencja czasu służby i pracy;
 - Dokumentacja doskonalenia zawodowego;
 - Rejestr próśb, skarg i wniosków funkcjonariuszy i pracowników Służby Więziennej;
 - Dziennik korespondencyjny.
 
 5) Biuro Penitencjarne:
 Rejestry penitencjarne:
 - Miesięczne sprawozdanie o zatrudnieniu tymczasowo aresztowanych, skazanych;
 - Kwartalne sprawozdanie o tymczasowo aresztowanych, skazanych i ukaranych poddanych terapii w związku z uzależnieniami poddanych badaniom psychiatrycznym i psychologicznym według przyczyn samoagresji, wniosku o warunkowe zwolnienie;
 - Sprawozdanie zbiorcze o nauczaniu skazanych w zakładach karnych i poza ich obrębem;
 - Informacja (doroczna) o sposobie z wykorzystania środków finansowych z funduszu pomocy postpenitencjarnej przez CZSW i jednostki organizacyjne służby więziennej oraz oddziaływania w zakresie przygotowania do readaptacji społecznej skazanych realizowanej w danym roku sprawozdawczym.
 Rejestry Zespołu ds. Funduszy Europejskich:
 - Rejestr upoważnień wydanych kadrze SW do przetwarzania danychw ramach projektów POWER.
  
 6) Biuro Ochrony i Spraw Obronnych:
 - Dziennik korespondencyjny w formie elektronicznej;
 - Urządzenia ewidencyjne dla dokumentów niejawnych;
 - Rejestr wydanych przepustek stałych CZSW;
 - Rejestr upoważnień do wejścia w porze dziennej i nocnej na teren wszystkich jednostek organizacyjnych Służby Więziennej;
 - Rejestr upoważnień do zapoznawania się z planami ochrony jednostek organizacyjnych Służby Więziennej.
  
 7) Biuro Prawne:
 - Rejestr aktów prawnych Dyrektora Generalnego Służby Więziennej;
 - Rejestr umów cywilnoprawnych oraz wydawanych w obrocie gospodarczym przez Dyrektora Generalnego Służby Więziennej.
 
 8) Biuro Kwatermistrzowsko-Inwestycyjne:
 - Rejestr prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
 - Rejestr prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień podprogowych;
 - Rejestr wniosków o przyznanie pomocy finansowej na uzyskanie lokalu mieszkalnego lub domu.
 - Ewidencja ilościowa pojazdów uzytkowanych w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej z uwzględnieniem ich rodzajów;
 - Szczegółowa ewidencja pojazdów osobowych, przeznaczonych do celów specjalnych i autobusów z uwzględnieniem jednostki organizacyjnej Słuzby Więziennej, w których są użytkowane.
  
 9) Biuro Budżetu:
 - Współpraca miedzy jednostkami Służby Więziennej;
 – Projekty zatwierdzonego budżetu jednostek Służby Więziennej;
 – Bilanse roczne jednostek Służby Więziennej.
  
10) Biuro Informacji i Statystyki:
- Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi;
- Współpraca z innymi instytucjami;
- Współpraca między jednostkami Służby Więziennej;
- Informacje stytystyczne o tymczasowo    aresztowanych,  skazanych i ukaranych;
- Korespondencja związana z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków skutkujących pozbawieniem wolności;
- Korespondencja związana z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków skutkujących pozbawieniem wolności-zapytania o pobytach;
- Korespondencja dotycząca pojemności jednostek penitencjarnych;
- Decyzje w sprawie ustalania pojemności jednostek peitencjarnych;
- Korespondencja związana z transportowaniem osadzonych; 
- Korespondencja związana z ustalaniem przeznaczenia jednostek penitencjarnych.
 
  11) Biuro Służby Zdrowia:
 - Udział w przygotowywaniu i opiniowaniu aktów prawnych;
 - Strategie, prognozy i programy;
 - Informacje statystyczne;
 - Sprawozdania i informacje miesięczne i kwartalne;
 - Analizy zbiorcze dotyczące działalności SW;
 - Współpraca z Rzecznikiem Praw Obywatelskich;
 - Nawiązywanie kontaktów oraz współpracaz innymi podmiotami na gruncie krajowym i zagranicznym;
 - Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego;
 - Inwestycje i remonty obiektów SW;
 - Opracowywanie projektów budżetu państwa;
 - Ustalenia dotyczące osób pozbawionych wolności;
 - Wspólpraca z instytucjami wdrażającymi w Polsce programy realizowane ze środków zagranicznych;
 - Organizacja, projektowanie i programowanie systemów informatycznych.
   Zespół Służby Medycyny Pracy i Bezpieczeństwa i Higieny Pracy:
- Rejestr wypadków funkcjonariuszy Służby Więziennej;
- Rejestr wypadków pracowników Służby Więziennej;
- Dziennik korespondencyjny.
 
 
   12) Biuro Informatyki i Łączności:
 - Rejestr – organizacja projektowania  i  programowania.
  
   13) Zespół Ochrony Informacji Niejawnych:
 - Wykaz osób zatrudnionych lub pełniacych służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, prowadzony zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;
 - Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych;
 - Rejestr kategorii czynności przetwarzania.
 
   14) Audytor Wewnętrzny:
 - Dziennik korespondencyjny.
  
   15) Biuro Emerytalne:
 - Archiwum dokumentacji emerytalno-rentowej;
 - Rejestr archiwalnych akt emerytalno-rentowych;
 - Rejestr formularzy zgłoszeniowych PŁATNIK;
 - Ewidencja upomnień;
 - Ewidencja tytułów wykonawczych;
 - Dziennik korespondencyjny.
 

Wytwarzający/Odpowiadający: Magdalena Brodzińska-Patalas
Utworzony przez: Utworzony przez SWNET\001293pwoz o 2011-07-25 12:55 o 25.02.2011 10:33:04
Zmodyfikowany przez: Magdalena Brodzińska-Patalas o 08.11.2019 14:06:49